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Mietimmobilie selbst verwalten oder Aufgaben abgeben?
Veröffentlicht am
Herausgeber: E&K Verwaltung
Ob Sie eine Mietimmobilie selbst verwalten oder Unterstützung beauftragen, ist keine reine Frage der Entfernung. Wichtig sind auch Aufgabenverteilung, verfügbarer Überblick und die Organisation bei Abwesenheit. Statt eine allgemeine Empfehlung zu übernehmen, können Sie zunächst Ihre tatsächlichen Aufgaben und offenen Punkte sammeln.
Den laufenden Aufgabenbestand sichtbar machen
Erstellen Sie eine Übersicht über Kommunikation, Unterlagen, Zahlungsvorgänge, Abrechnungsvorbereitung und die Koordination notwendiger Arbeiten. Ergänzen Sie wiederkehrende Aufgaben ebenso wie seltene, aber aufwendigere Vorgänge. Die Übersicht muss keine Leistungsbeschreibung einer Verwaltung kopieren; sie soll zunächst Ihre eigene Situation abbilden.
Als Vermieter bleiben die Pflichten aus dem Mietverhältnis relevant. § 535 BGB beschreibt unter anderem die Überlassung und Erhaltung der Mietsache zum vertragsgemäßen Gebrauch. Welche organisatorischen Aufgaben ein Dienstleister für Sie übernimmt, ist davon als konkrete Auftragsfrage zu unterscheiden. [1]
Nicht nur Zeit, sondern Verfügbarkeit betrachten
Ein Vorgang kann wenig Bearbeitungszeit benötigen, aber eine zuverlässige Rückmeldung und Abstimmung verlangen. Überlegen Sie daher, wie Sie Informationen erhalten, wer bei Abwesenheit erreichbar ist und wo der aktuelle Bearbeitungsstand liegt.
Eine selbst gewählte Vertretung sollte nicht erst im laufenden Problemfall nach allen Unterlagen suchen müssen. Halten Sie die nötigen Kontaktwege und die tatsächlich vereinbarten Befugnisse nachvollziehbar fest. Daraus ergibt sich keine pauschale Vollmacht für jede Person, die einen Ordnerzugang hat.
Die eigene Aufgabenbilanz über vier Wochen führen
| Bereich | Frage an die eigene Organisation |
|---|---|
| Kommunikation | Sind Anliegen und Rückmeldungen nachvollziehbar dokumentiert? |
| Zahlungen | Gibt es einen aktuellen, geordneten Überblick über die vereinbarten Zahlungen? |
| Unterlagen | Sind relevante Fassungen schnell auffindbar? |
| Abrechnung | Sind die erforderlichen Daten vollständig und die Zuständigkeiten geklärt? |
| Reparaturen | Ist festgelegt, wie Bedarf, Freigabe und Bearbeitung zusammengeführt werden? |
| Vertretung | Funktioniert die Organisation auch bei Urlaub oder längerer Abwesenheit? |
Führen Sie vier Wochen lang eine einfache Liste mit Datum, Aufgabe, tatsächlicher Bearbeitungszeit, Unterbrechungen und nächstem Schritt. Ergänzen Sie anschließend seltenere Arbeiten wie Jahresabrechnung, Mieterwechsel oder größere Reparaturen, die in diesem Zeitraum nicht vorkamen. Markieren Sie, was Sie gut selbst erledigen und wobei Wissen, Zeit oder Vertretung fehlen. So entsteht eine Entscheidung aus Ihrer eigenen Belastung statt aus pauschalen Stundenwerten.
Aufgaben passend zur Eigentumsform zuordnen
Bei einem vermieteten Haus ist die Ausgangslage anders als bei einer einzelnen Eigentumswohnung innerhalb einer WEG. Im zweiten Fall kommt die Abstimmung mit der gemeinschaftlichen Verwaltung hinzu. Lassen Sie daher zuerst die Verwaltungsform einordnen, bevor Sie einzelne Leistungen vergleichen.
Ein einmaliger Vermietungsauftrag kann bei einem Mieterwechsel helfen, ohne bereits die laufende Verwaltung zu enthalten. Umgekehrt sollte bei einer laufenden Betreuung besprochen werden, wie eine spätere Neuvermietung behandelt wird.
Eine Entscheidung mit offenem Umfang treffen
Sie müssen im ersten Gespräch keine fertige Aufgabenverteilung vorlegen. Hilfreich sind das Objektprofil, die eigene Aufgabenbilanz und die Bereiche, in denen Sie Entlastung suchen. Welche Aufgaben im angebotenen Rahmen übernommen werden können, wird anschließend geklärt.
Selbstverwaltung kann passen, wenn Unterlagen, Fristen, Fachkenntnisse und Vertretung zuverlässig organisiert sind und Sie die Aufgaben bewusst übernehmen möchten. Fehlt nur bei einzelnen Themen Unterstützung, fragen Sie zunächst nach einem passenden abgegrenzten Auftrag. Häufen sich liegengebliebene Vorgänge oder Ausfälle bei Abwesenheit, ist eine laufende Betreuung eher zu prüfen. Vergleichen Sie deren konkreten Umfang und Kosten mit Ihrer Aufgabenbilanz.
Die Vorbereitung einer Mietverwaltungsübernahme hilft, einen späteren Anfangsstand geordnet zu beschreiben.
Quellen und Einordnung
Quellenabgleich:
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Ob eine Regel auf Ihre Situation zutrifft, hängt unter anderem von den konkreten Unterlagen und Vereinbarungen ab. Eine individuelle rechtliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt.
Der nächste Schritt
Beschreiben Sie Ihr Objekt und die Aufgaben, bei denen Sie Unterstützung wünschen. Eine konkrete Aufgabenverteilung wird anschließend abgestimmt.
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