Vermietung und Objektalltag
Mietverwaltung übernehmen lassen: den Bestand geordnet vorbereiten
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Herausgeber: E&K Verwaltung
Eine laufend vermietete Immobilie bringt bereits Verträge, Unterlagen und offene Vorgänge mit. Für eine Verwaltungsübernahme ist deshalb nicht nur wichtig, welche Aufgaben künftig übernommen werden sollen. Ebenso wichtig ist ein nachvollziehbarer Anfangsstand. Die folgende Vorbereitungshilfe beschreibt eine mögliche Ordnung, keine Zusage einer bestimmten Übernahmeleistung.
Mit einer einfachen Bestandsübersicht beginnen
Halten Sie fest, welche Einheiten betroffen sind, wie sie genutzt werden und welche Eigentumsstruktur vorliegt. Unterscheiden Sie einen vollständig eigenen Mietbestand von Eigentumswohnungen in einer oder mehreren WEGs. Diese Information hilft bei der Einordnung der passenden Verwaltungsart.
Die erste Übersicht sollte auch erkennen lassen, welche Aufgaben Sie selbst behalten möchten. So wird aus „Bitte alles übernehmen“ eine besprechbare Aufgabenliste. Persönliche Mieterdaten müssen dafür noch nicht in einem offenen Kontaktformular übertragen werden.
Vertragsunterlagen richtig zuordnen
Sammeln Sie Mietverträge und vorhandene Nachträge zusammen. Prüfen Sie, ob die zugehörige Einheit, der Vertragsstand und ergänzende Vereinbarungen erkennbar sind. Kennzeichnen Sie fehlende oder widersprüchliche Dokumente ausdrücklich.
Ein bestehendes Mietverhältnis ist durch seine vertraglichen und gesetzlichen Grundlagen geprägt. § 535 BGB beschreibt die grundlegenden Pflichten von Vermieter und Mieter. Eine organisatorische Übernahme sollte daher auf tatsächlichen Unterlagen beruhen, nicht auf einer aus Erinnerung erstellten Ersatzfassung. [1]
Zahlungs- und Abrechnungsstand dokumentieren
Vereinbaren Sie einen Übergabestichtag und führen Sie je Einheit die vertragliche Nettomiete, Betriebskosten- und Heizkostenvorauszahlungen, Fälligkeiten sowie die zugehörigen Zahlungseingänge zusammen. Weisen Sie Rückstände, Guthaben und streitige Beträge getrennt aus. Beispiel für eine offene Position: „Zahlung vom 3. September vorhanden, Verwendungszweck unklar – Zuordnung noch abstimmen.“ Eine ungeklärte Buchung darf bei der Übernahme nicht stillschweigend verschwinden.
Erfassen Sie außerdem je Mietverhältnis den dokumentierten Kautionsstand, die Form der Sicherheit, den Verwahrort und vorhandene Nachweise. Die Übergabe einer Kautionsübersicht ist noch kein Nachweis über den Geldtransfer oder den Wechsel einer Berechtigung. Halten Sie gesondert fest, welche Abrechnungsperioden fertiggestellt sind, welche Belege fehlen und wer die begonnenen Abrechnungen abschließt. Streitige Forderungen bleiben als Prüfpunkt gekennzeichnet.
Offene Vorgänge mit dem nächsten Schritt übergeben
| Vorgang | Nützliche Übergabeinformation |
|---|---|
| Reparaturanfrage | Was wurde gemeldet, welche Rückmeldung liegt vor und was ist noch offen? |
| Dienstleisterkontakt | Welche Beauftragung ist dokumentiert und welcher Terminstand bekannt? |
| Mieterwechsel | Welche Schritte wurden bereits abgestimmt, welche noch nicht? |
| Unterlagenanforderung | Was fehlt und bei wem wurde es angefragt? |
| Abrechnungsvorbereitung | Welche Daten sind vorhanden und welche Erläuterung wird benötigt? |
Die Übersicht sollte Tatsachen und Vermutungen auseinanderhalten. „Angebot eingegangen“ ist ein anderer Stand als „Auftrag erteilt“. Eine offene Rückfrage ist noch keine Freigabe und eine gespeicherte Rechnung kein Nachweis, dass der gesamte Vorgang abgeschlossen ist.
Den Übergang der Kommunikation abstimmen
Klären Sie, wer Beteiligte über neue Kontaktwege informiert und ab welchem organisatorisch vereinbarten Zeitpunkt diese genutzt werden sollen. Stimmen Sie außerdem ab, wie bereits begonnene Vorgänge weitergeführt werden. Ein klarer Übergang verhindert, dass Informationen parallel an unzuständige Stellen gehen.
Übertragen Sie personenbezogene Unterlagen nur über einen vereinbarten geeigneten Weg. Für die erste Objektanfrage reichen eine Bestandsbeschreibung und die gewünschten Aufgaben. Klären Sie anschließend anhand des konkreten Objekts, welcher Umfang übernommen werden kann und welche Vereinbarung dafür erforderlich ist.
Quellen und Einordnung
Quellenabgleich:
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Ob eine Regel auf Ihre Situation zutrifft, hängt unter anderem von den konkreten Unterlagen und Vereinbarungen ab. Eine individuelle rechtliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt.
Der nächste Schritt
Nutzen Sie die Objektanfrage für die wichtigsten Eckdaten und den gewünschten Betreuungsumfang. Den weiteren Unterlagenbedarf stimmen Sie anschließend ab.
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