Verwaltung auswählen und wechseln
Hausverwaltung: Kosten und Leistungsumfang richtig vergleichen
Veröffentlicht am
Herausgeber: E&K Verwaltung
Ein Verwaltungsangebot besteht nicht nur aus einem monatlichen Betrag. Entscheidend ist auch, für welches Objekt der Betrag gilt, welche Aufgaben eingeschlossen sind und wie zusätzliche Leistungen behandelt werden. Ohne diese Informationen lassen sich zwei Angebote nicht sinnvoll gegenüberstellen. Eine Vergleichsliste hilft dabei, die entscheidenden Unterschiede und offenen Fragen festzuhalten.
Dieselbe Verwaltungsleistung vergleichen
Eine WEG-Verwaltung hat einen anderen Gegenstand als die Betreuung eines Mietshauses oder einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung. Prüfen Sie vor dem Preisvergleich, ob beide Angebote dieselbe Verwaltungsart, dieselben Einheiten und denselben Aufgabenbereich abdecken.
Auch Vermietung und laufende Mietverwaltung sind unterschiedliche Aufträge. Ein Angebot für die Suche nach einem neuen Mieter beantwortet nicht automatisch, wer später Mieteingänge, Betriebskostenunterlagen und Reparaturvorgänge bearbeitet. Lassen Sie die gewünschte Kombination ausdrücklich beschreiben.
Zur ersten Einordnung hilft der Vergleich der drei Verwaltungsarten.
Welche Angaben für eine Einordnung hilfreich sind
Bereiten Sie Lage, Nutzungsart und Anzahl der zu betreuenden Einheiten vor. Ergänzen Sie, ob bereits eine Verwaltung besteht, welche Dokumente verfügbar sind und ob größere offene Themen übernommen werden sollen. Diese Angaben sind eine Grundlage für das Gespräch, keine automatische Preisformel.
Notieren Sie außerdem Ihre Erwartungen an Kommunikation und Abstimmung. Welche Informationen möchten Sie in welcher Form erhalten? Welche Entscheidungen bleiben beim Eigentümer? Ein klarer Aufgabenrahmen verhindert, dass derselbe Begriff bei den Beteiligten unterschiedliche Erwartungen auslöst.
Grundvergütung, Zusatzaufgaben und Abrechnungsbasis trennen
Lesen Sie nach, ob die Vergütung pro Einheit, pro Objekt oder anders berechnet wird. Prüfen Sie außerdem, ob ein Betrag netto oder einschließlich Umsatzsteuer angegeben ist und welcher Abrechnungszeitraum gilt. Übernehmen Sie keine Steuerannahme aus einem fremden Angebot.
Achten Sie bei zusätzlichen Leistungen auf Auslöser und Berechnungsweise. „Zusätzliche Leistungen nach Aufwand“ lässt offen, welche Tätigkeiten damit gemeint sind. Fragen Sie nach, wann eine gesonderte Beauftragung oder Freigabe vorgesehen ist und wie der Aufwand nachvollziehbar wird.
Vereinfachtes Rechenbeispiel mit frei gewählten Bruttobeträgen, keine E&K-Preisliste und kein Marktpreis: Angebot A kostet für acht Einheiten monatlich je 30 Euro, also 2.880 Euro im Jahr. Für eine zusätzlich benötigte Leistung werden 240 Euro vereinbart: insgesamt 3.120 Euro. Angebot B kostet je 32,50 Euro monatlich und enthält dieselbe Leistung: ebenfalls 3.120 Euro im Jahr. Der niedrigere Monatsbetrag ist hier nicht das günstigere Gesamtangebot. Einmalige Übernahmekosten und weitere tatsächlich benötigte Zusatzleistungen gehören gesondert in den Vergleich.
Vergleichshilfe für zwei Verwaltungsangebote
Die folgende Tabelle ist eine Arbeitsvorlage. Tragen Sie die Antworten aus den jeweiligen Angeboten ein; ein leeres Feld bedeutet „noch zu klären“, nicht „im Preis enthalten“. Die digitale Prüfliste auf dieser Seite kann zusätzlich genutzt und ausgedruckt werden.
| Prüffrage | Worauf Sie im Angebot achten |
|---|---|
| Verwaltungsart | WEG, Mietbestand oder einzelne vermietete Eigentumswohnung klar benannt? |
| Betreuungsumfang | Objekt, Einheiten und Nutzungen eindeutig beschrieben? |
| Regelaufgaben | Buchhaltung, Kommunikation, Unterlagen und Koordination einzeln nachvollziehbar? |
| Abrechnungsbasis | Betrag, Bezugsgröße, Zeitraum und Steuerdarstellung verständlich? |
| Zusatzleistungen | Anlass, Berechnung und Freigabeprozess erkennbar? |
| Übernahme | Umgang mit fehlenden Unterlagen und offenen Vorgängen besprochen? |
| Zusammenarbeit | Ansprechpartner, Entscheidungswege und Mitwirkung geklärt? |
| Vertragsprüfung | Laufzeit, Beendigung und Übergabe anhand des konkreten Vertrags geprüft? |
Meine Rückfragen zu den Angeboten
Markieren Sie, welche Punkte in den beiden Angeboten bereits geklärt sind. Sie tragen hier keine Preise, Namen oder Vertragsinhalte ein. Die Auswahl bleibt nur bis zum Neuladen dieser Seite erhalten und wird nicht übertragen.
| Prüffrage | Angebot A | Angebot B |
|---|---|---|
| Verwaltungsart | Offen | Offen |
| Betreuungsumfang | Offen | Offen |
| Regelaufgaben | Offen | Offen |
| Abrechnungsbasis | Offen | Offen |
| Zusatzleistungen | Offen | Offen |
| Übernahme | Offen | Offen |
| Zusammenarbeit | Offen | Offen |
| Vertragsprüfung | Offen | Offen |
Artikel: https://ek-verwaltung.de/ratgeber/hausverwaltung-kosten
Aus dem Vergleich eine Rückfragenliste machen
Markieren Sie pro Punkt „geklärt“, „offen“ oder „nicht relevant“. Fragen Sie bei einem Aufwandsentgelt konkret: Welche Tätigkeit löst es aus, welcher Satz gilt und wer gibt den Aufwand vorher frei? Lassen Sie bei einer Mindestvergütung zeigen, ob diese statt oder zusätzlich zum Betrag je Einheit berechnet wird. Rechnen Sie erst danach beide Angebote für denselben Zeitraum durch.
Entscheiden Sie anhand des benötigten Umfangs und der geklärten Bedingungen. Lassen Sie offene Vertragsfragen vor der Beauftragung prüfen. Für eine eigene Anfrage hilft eine klare Beschreibung des Objekts und der gewünschten Aufgaben; eine einzelne allgemeine Preisangabe bildet diesen Bedarf nicht ab.
Der nächste Schritt
Sie möchten wissen, welche Verwaltungsleistung zu Ihrem Objekt passt? Übermitteln Sie die wichtigsten Eckdaten über die bestehende Objektanfrage.
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