Verwaltung auswählen und wechseln
Hausverwaltung wechseln: den Übergang geordnet vorbereiten
Veröffentlicht am
Herausgeber: E&K Verwaltung
Ein Verwaltungswechsel beginnt nicht mit dem Transport von Ordnern. Zuerst sollte klar sein, welche Aufgaben künftig anders laufen sollen und welche Voraussetzungen für den Übergang bestehen. Wer diese Punkte vorbereitet, kann Gespräche mit einer neuen Verwaltung gezielter führen. Die folgende Reihenfolge ist eine organisatorische Orientierung, keine Prüfung Ihres bestehenden Vertrags.
Zuerst klären: Welche Verwaltung soll wechseln?
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft geht es um die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Bei einem vermieteten Haus oder einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung kann dagegen ein anderer Verwaltungsauftrag betroffen sein. Notieren Sie deshalb zuerst, wer Auftraggeber ist, welches Objekt betreut wird und welche Aufgaben Gegenstand des bisherigen Auftrags sind.
Bei der WEG sind Bestellung und Verwaltervertrag zwei verschiedene Ebenen. Nach § 26 Absatz 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach. Ein früheres Vertragsende kann sich aus der konkreten Vereinbarung oder einem anderen wirksamen Beendigungsgrund ergeben. Diese WEG-Regel lässt sich nicht auf einen Mietverwaltungsvertrag übertragen.[1]
Aus Unzufriedenheit einen konkreten Bedarf machen
Beschreiben Sie gewünschte Verbesserungen beobachtbar: Welche Informationen fehlen? Welche offenen Vorgänge sind unklar? Bei welchen Entscheidungen sind Zuständigkeiten nicht nachvollziehbar? Pauschale Aussagen wie „alles soll besser werden“ helfen bei einem Leistungsvergleich weniger als eine überschaubare Liste konkreter Anforderungen.
Trennen Sie dabei laufende Verwaltungsaufgaben von einmaligen Aufräumarbeiten. Eine fehlende Dokumentensammlung, ungeklärte Reparaturvorgänge oder ein nicht abgestimmter Datenstand müssen im Übernahmegespräch sichtbar werden. Dadurch wird vermieden, dass beide Seiten von unterschiedlichen Ausgangslagen ausgehen.
Angebote auf derselben Grundlage einholen
Erstellen Sie ein kurzes Objektprofil mit Verwaltungsart, Lage, Einheitenzahl, Nutzungsart, gewünschtem Übergang und bekannten offenen Themen. Übermitteln Sie für das erste Gespräch keine vollständigen Mieterakten. Zunächst genügt eine sachliche Übersicht; ein sicherer Weg für später benötigte Dokumente kann anschließend vereinbart werden.
Vergleichen Sie nicht nur den genannten Betrag. Halten Sie fest, welche Regelaufgaben enthalten sind, wie zusätzliche Leistungen beschrieben werden und welche Mitwirkung von Eigentümern erwartet wird. Offene Fragen sollten im Angebot geklärt werden, nicht durch eigene Annahmen.
Weitere Prüffragen finden Sie im Vergleich von Verwaltungskosten und Leistungsumfang.
Die Übergabe als eigenen Arbeitsschritt planen
Eine mögliche Übergabeübersicht hat vier Spalten: Themenbereich, vorliegender Stand, offene Unterlagen und nächste Zuständigkeit. Ergänzen Sie bei jedem noch offenen Punkt einen vereinbarten nächsten Schritt. Ein Ordner kann übergeben sein, obwohl seine Inhalte unvollständig oder nicht aktuell sind.
| Übergabebereich | Organisatorisch festhalten |
|---|---|
| Unterlagen | Welche Dokumente liegen in welcher Fassung vor? |
| Laufende Vorgänge | Welche Maßnahmen, Rückfragen oder Entscheidungen sind noch offen? |
| Zahlungs- und Abrechnungsstand | Welcher Stand wird übergeben und welche Abstimmungen fehlen? |
| Kommunikation | Wer informiert die Beteiligten über die künftigen Kontaktwege? |
| Zugänge | Welche Berechtigungen müssen geordnet neu vergeben oder beendet werden? |
Die einzelnen Dokumentenbereiche führt unsere Unterlagencheckliste für den WEG-Verwalterwechsel auf.
Nach dem Wechsel den Anfangsstand abstimmen
Planen Sie eine erste Bestandsbesprechung, sobald die Unterlagen gesichtet sind. Dabei lassen sich fehlende Informationen, Prioritäten und Zuständigkeiten dokumentieren. Legen Sie dabei fest, welche offenen Themen zuerst bearbeitet werden und wie Sie den weiteren Stand nachvollziehen können.
Legen Sie für den Übergang drei Termine nebeneinander: Ende der bisherigen Bestellung, Ende des bisherigen Vertrags und Beginn der neuen Betreuung. Stimmen diese nicht überein, muss die Zwischenzeit ausdrücklich geklärt werden. Halten Sie außerdem fest, wer die Gemeinschaft nach ihrem Beschluss beim Vertragsabschluss vertritt und wer Übergabe, Bankberechtigungen und Information der Eigentümer koordiniert.
Quellen und Einordnung
Quellenabgleich:
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Ob eine Regel auf Ihre Situation zutrifft, hängt unter anderem von den konkreten Unterlagen und Vereinbarungen ab. Eine individuelle rechtliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt.
Der nächste Schritt
Sie möchten den Verwaltungsbedarf Ihres Objekts besprechen? Beschreiben Sie in der Objektanfrage die Verwaltungsart und Ihre Ausgangssituation.
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