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Unterlagen für den WEG-Verwalterwechsel: eine Übergabecheckliste
Veröffentlicht am
Herausgeber: E&K Verwaltung
Bei einer Verwaltungsübergabe hilft eine Liste mehr als die Frage, ob „alle Ordner da“ sind. Eine nutzbare Übergabeübersicht zeigt, welche Unterlagen vorhanden sind, welchen Stand sie haben und was noch geklärt werden muss. Die folgende Checkliste ist eine organisatorische Sammlung. Sie ist kein abschließendes Verzeichnis rechtlich herauszugebender Dokumente.
Eigentums- und Organisationsgrundlagen sammeln
Beginnen Sie mit Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und den verfügbaren Anlagen. Ergänzen Sie die Unterlagen zur bisherigen Verwaltung, dokumentierte Ansprechpartner und die Informationen, die für die Zuordnung der Einheiten benötigt werden. Verwenden Sie für personenbezogene Daten einen abgestimmten sicheren Übertragungsweg.
Prüfen Sie bei jeder Datei, ob sie vollständig ist. Ein einzelner Nachtrag erklärt die Ausgangslage nicht ohne die zugehörige Hauptfassung. Notieren Sie deshalb auch fehlende Anlagen oder Verweise auf Dokumente, die noch nicht vorliegen.
Finanzunterlagen voneinander unterscheiden
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht erfüllen unterschiedliche Aufgaben. § 28 WEG sieht diese Unterlagen im Zusammenhang mit Vorschüssen, Abrechnung und dem Vermögensstand der Gemeinschaft vor. In einer Übergabesammlung sollten sie nicht unter einem einzigen ungenauen Titel vermischt werden. [1]
Halten Sie einen eindeutigen Übergabestichtag fest. Ordnen Sie dazu Bankkonten und Saldennachweise, Rücklagenstände, offene Eigentümerforderungen, noch unbezahlte Rechnungen und nicht zugeordnete Zahlungen zu. Kennzeichnen Sie, welche Zahlen abgestimmt und welche noch ungeklärt sind. Klären Sie auch, wer die laufende Jahresabrechnung fertigstellt und welche Belege dafür noch fehlen. Ein Kontostand allein beantwortet diese Fragen nicht.
Beschlüsse, Verträge und offene Vorgänge ordnen
Die Beschluss-Sammlung ist von Versammlungsniederschriften und allgemeinen Arbeitsnotizen zu unterscheiden. Die gesetzlichen Grundlagen für Niederschrift und Beschluss-Sammlung stehen in § 24 WEG. Für die praktische Übergabe ist zusätzlich wichtig, welche beschlossenen Maßnahmen noch in Bearbeitung sind. [2]
| Bereich | Beispiele für die organisatorische Sammlung |
|---|---|
| Gemeinschaft | Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, verfügbare Anlagen und Nachträge |
| Finanzen | Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und nachvollziehbarer Bearbeitungsstand |
| Entscheidungen | Niederschriften, Beschluss-Sammlung und Übersicht noch offener Maßnahmen |
| Verträge | Dienstleistungs-, Wartungs- und Versicherungsunterlagen mit bekannten Kontaktstellen |
| Gebäude | Verfügbare Pläne, Wartungsnachweise, technische Dokumentation und bekannte Schadenvorgänge |
| Organisation | Zuständigkeiten, vereinbarte Kommunikationswege und benötigte Systemberechtigungen |
Sichtungsliste für Ihre Unterlagen
Haken Sie ab, welche der in der Tabelle genannten Unterlagen Sie bereits gesichtet haben. Ein Haken bestätigt weder Vollständigkeit noch rechtliche Richtigkeit. Fehlende Unterlagen und deren Beschaffung klären Sie gesondert.
Organisatorische Arbeitshilfe, keine Bestätigung der Vollständigkeit.
- ☐ Gemeinschaft
- ☐ Finanzen
- ☐ Entscheidungen
- ☐ Verträge
- ☐ Gebäude
- ☐ Organisation
Artikel: https://ek-verwaltung.de/ratgeber/verwalterwechsel-unterlagen
Eine brauchbare Übergabeliste führen
Versehen Sie jeden Eintrag mit Dokumentenname, Zeitraum, Fassungsstand, Ablageort und Status. Geeignete Statuswerte sind „vorhanden“, „unvollständig“, „angefragt“ und „nicht einschlägig“. Ein fehlendes Dokument sollte nicht stillschweigend als vollständig übergeben gelten.
Muster für einen offenen Vorgang: „Dachreparatur – Beschluss TOP 5 liegt vor; Angebot Firma A liegt vor; Auftrag noch nicht erteilt; nächste Aufgabe: Beauftragung entsprechend dem Beschluss klären; zuständig: noch zu benennen.“ Ergänzen Sie einen vereinbarten Termin für die Rückmeldung. So kann die neue Verwaltung den nächsten Schritt erkennen, ohne aus einer abgelegten Rechnung oder einem Angebot auf den Bearbeitungsstand schließen zu müssen.
Zugänge nicht mit Passwörtern verwechseln
Listen Sie auf, welche Systeme oder Konten betroffen sind und wer die Berechtigungen verwaltet. Übertragen Sie keine persönlichen Zugangsdaten unkontrolliert in einer Sammeldatei. Klären Sie stattdessen, wie berechtigte Personen eigene Zugänge erhalten und nicht mehr benötigte Berechtigungen beendet werden.
Die Übergabe ist abgeschlossen, wenn der vereinbarte Stand nachvollziehbar dokumentiert ist, nicht allein wenn eine große Dateimenge verschickt wurde. Für streitige Herausgabeansprüche oder fehlende Originalunterlagen ist eine individuelle rechtliche Prüfung erforderlich.
Quellen und Einordnung
Quellenabgleich:
- [1]§ 28 WEG – Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
- [2]§ 24 WEG – Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung. Ob eine Regel auf Ihre Situation zutrifft, hängt unter anderem von den konkreten Unterlagen und Vereinbarungen ab. Eine individuelle rechtliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt.
Der nächste Schritt
Beschreiben Sie das Objekt und den aktuellen Übergabestand. Bitte senden Sie über die erste Objektanfrage noch keine vollständigen Eigentümer- oder Mieterakten.
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