Hausgeld und Betriebskosten: zwei unterschiedliche Abrechnungen

Hausgeld betrifft die Gemeinschaft

Als Hausgeld werden im Alltag die laufenden Zahlungen eines Wohnungseigentümers an die Gemeinschaft bezeichnet. Für die Einordnung sind insbesondere der Wirtschaftsplan und die dazu gefassten Beschlüsse wichtig. Der gesetzliche Bezug für Vorschüsse und Rücklagen findet sich in § 28 WEG. ^[1]

Ordnen Sie diese Unterlagen deshalb Ihrer Eigentümerrolle zu. Die Zahlung an die Gemeinschaft ist nicht bereits eine fertige Forderung gegen einen Mieter. Auch eine als Hausgeldabrechnung bezeichnete Datei sollte nach ihrem tatsächlichen Inhalt gelesen werden, nicht nur nach ihrem Dateinamen.

Betriebskosten betreffen die mietvertragliche Ebene

§ 556 BGB sieht vor, dass die Vertragsparteien die Übernahme von Betriebskosten durch den Mieter vereinbaren können. Bei vereinbarten Vorauszahlungen ist grundsätzlich jährlich abzurechnen. Die konkrete Abrechnung verlangt daher einen Blick auf Mietvertrag und geltende Abrechnungsregeln. ^[2]

Die Betriebskostenverordnung unterscheidet laufende Betriebskosten von Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Die zuletzt genannten Kosten gehören nach § 1 Absatz 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Eine Hausgeldposition lässt sich deshalb nicht allein aufgrund ihrer Zahlung an die Gemeinschaft auf einen Mieter übertragen. ^[3]

Drei Fragen vor einer Weiterverwendung von Zahlen

Prüfen Sie zunächst, welche Kostenart hinter einer Position steht. Danach ist zu klären, ob und auf welcher Grundlage sie im Mietverhältnis berücksichtigt werden kann. Schließlich müssen Zeitraum, Verteilung und die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen zur jeweiligen Abrechnung passen.

Vereinfachtes Beispiel für einen monatlichen Vorschuss: Von 300 Euro Hausgeld entfallen 60 Euro auf die Rücklage, 30 Euro auf Verwaltung und 210 Euro auf laufende Gebäudekosten. Rücklagenbeiträge und Verwaltungskosten werden dadurch nicht zu Betriebskosten des Mieters. Auch die übrigen 210 Euro dürfen nicht pauschal weitergereicht werden: Für die tatsächliche Abrechnung sind Kostenart, Mietvereinbarung, Verteilungsmaßstab, Abrechnungszeitraum und Mietervorauszahlungen zu prüfen.^[3][2]

Unterlagen geordnet bereitstellen

Für die Vorbereitung empfiehlt sich eine Mappe mit dem aktuellen Mietvertrag, vorhandenen Nachträgen, dem relevanten Abrechnungszeitraum und den dazugehörigen Unterlagen. Kennzeichnen Sie Ein- oder Auszug und Veränderungen, die für eine Prüfung relevant sein könnten, ohne die rechtlichen Folgen selbst vorwegzunehmen.

Notieren Sie fehlende Belege und unklare Kostenarten als offene Punkte. Übertragen Sie keine Vorjahreswerte nur deshalb, weil eine aktuelle Grundlage fehlt. Eine sichtbar offene Frage ist hilfreicher als eine scheinbar fertige Abrechnung mit nicht nachvollziehbaren Annahmen.

Bei vereinbarten Betriebskosten­vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; danach sind Nachforderungen regelmäßig ausgeschlossen, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Bei einem kalenderjährlichen Zeitraum 2025 ist der reguläre späteste Zugang damit der 31. Dezember 2026. Planen Sie die Beschaffung der WEG-Unterlagen entsprechend früh.^[2]

Die Zuständigkeit ausdrücklich klären

Bei einer vermieteten Eigentums­wohnung sollte feststehen, wer welche Unterlagen liefert und wer die mietbezogene Abrechnung erstellt. WEG-Verwaltung und Sonder­eigentums­verwaltung können unterschiedliche Aufgaben haben. Halten Sie die vereinbarte Bearbeitung ausdrücklich fest und klären Sie offene Kostenpositionen anhand der zugehörigen Unterlagen.

Die WEG-Unterlagen erläutert der Ratgeber zu Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht.